مهارت های مدیریت زمان

در قانون پارتو، از اهمیت ویژه مدیریت زمان گفته شد. در این محتوا قصد داریم که مهارت های مدیریت زمان را بازگو کنیم. ما بیش از حد و بارها فکر می کنیم مدیریت زمان به عنوان یک مهارت است. بنابراین برای بهبود این مهارت تلاش می کنیم اما غافل از اینکه مدیریت زمان مشابه رفتار تیم فوتبال است، به شرط اینکه فقط یک بازیکن داشته باشد. برای موفقیت یک تیم فوتبال، نیاز به تمام اعضای خود داریم که به طور صحیح و با هم کار کنند. مدیریت زمان مانند تیم فوتبال شماست که تمام مهارت های مختلف مدیریت زمان، در بازیکنان کلیدی تیم شما موجود است و مدیریت زمان فقط مجموع تمام این مهارت ها است.

بزرگ ترین مدیران فوتبال، دارای مهارت های مدیریت عالی انسان هستند. زیرا آن ها قادر به شناسایی بازیکنانی هستند که به بهترین نحوه از توانایی خود برای بازی استفاده نمی کنند. مدیران برای کمک به بهبود عملکرد بازیکنان، حمایت بیشتری را برای آنان اعمال می کنند.  مدیریت زمان بسیار شبیه به  چنین مبحثی هست. شما باید مشخص کنید که کدام یک از مهارت های مدیریت زمان به شما اجازه انجام کار را می دهد، بنابراین می توانید مداخله کنید و پیشرفت های لازم را انجام دهید.

مدیریت زمان چیست؟

مهارتهای مدیریت زمان

برای پاسخ به سوال مدیریت زمان چیست ، نیاز است این گونه بگوییم که مدیریت زمان ( time managerment ) یعنی هماهنگی وظایف و فعالیت ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش فرد است. اساسا، هدف مدیریت زمان این است که افراد را قادر می سازد تا در زمان کمتری ، کاربیشتری انجام دهند.

وقتی که ساعت کار منابع انسانی سازمان به بهترین نحو مدیریت شود ، آن ها تمایل دارند شادتر، خلاق تر و فعال تر باشند. برای کسب و کار این به معنای فقدان غیبت، نرخ فروش وبهره وری بیشتر، نوآوری و حمایت از کارکنان است که به نوبه خود مزایای بیشتری را شامل می شود مانند شهرت برای شرکت های بزرگ و استخدام کارکنان .

دکتر مالاری تایتل ، رئیس کارگاه های بهداشت در بولتون ، موانع مدیریت زمان را به عنوان عوامل داخلی یا خارجی طبقه بندی می کند.موانع داخلی شامل عوامل نظیر انضباط و تعویق است و موانع خارجی عبارتند از عواملی مانند حجم کار ، محدودیت های شغلی و محل کار و منابع موجود شرکت است.

تعریف مدیریت زمان

در مفهوم مدرن تعریف مدیریت زمان، این گونه گفته شده : برنامه ست که مقدار زمان صرف شده برای هر فعالیت را برنامه ریزی می کند. این مفهموم از تکنیک های مدیریت علمی تیلور گرفته  شده است.  تاریخچه مدیریت زمان از آنجا شروع شد که انقلاب صنعتی قرن نوزدهم و ظهور کارخانه ها برخلاف نیروی کار کشاورزی ، نیازمند ایجاد یک رابطه مناسب جدید بین زمان و کارگران بود. در آن زمان مردم مجبور شدند، استفاده از ساعت های زمان دار یاد بگیرند. آموزش و پرورش به همان اندازه ( یا بیشتر ) در مورد آماده سازی دانش آموزان برای تبدیل شدن به کارگران خوب کارخانه تلاش می کرد.

در سال ۱۹۱۱ تیلور اصول مدیریت علمی را منتشر کرد و تئوری مدیریت خود را براساس تجزیه و تحلیل و تلفیق جریان های کاری ارائه داد. هدف اصلی تیلوریسم ، بهبود بهره وری کارکنان است. به طور کلی نظریه تیلوریسم یعنی پیدا کردن بهترین راه برای انجام کار در زمان کمتر است و مدیران پس از آن کارگران را برای انجام کار به طور مناسب آموزش می دادند.

کرات سینگل در مهارت های مدیریت زمان

crutsinger در سال ۱۹۹۴ در کتاب خود ، مدیریت زمان موثر را به عنوان یک فرایند تعریف کرد و عوامل آن را به ترتیب این چنین برشمرد:

  1. تعیین اهداف
  2. اولویت بندی این اهداف
  3. تصمیم گیری در مورد زمان اختصاص دادن به وظایف خاص
  4. تنظیمات برنامه را تغییر دادن
  5. بازبینی اهداف و اولویت ها به طور منظم
  6. مشاهده نتایج

Nell Shipman در مهارت های مدیریت زمان

رهبر علمی نیل کشتیمن احساس می کند که مهارت های حیاتی برای تعریف مدیریت زمان عبارتند از:

  • آگاهی از خود
  • ساختن زمان خود
  • تعیین اهداف و الویت ها
  • افزایش کارایی و کارایی شخصی
  • زمان بندی زمان مشخص برای هر فعالیت
  • زمان استراحت برای بازسازی

اصول مدیریت زمان

برطبق اصول مدیریت زمان، هنگام بررسی وظایف خود برای استفاده از مهارت های مدیریت زمان ، این سوالات را از خودتان بپرسید:

  1. آیا هرکار در لیست من ضروری است؟
  2. آیا وظایف در لیست من در حوزه ی من قرار دارند یا جای آن ها را باید تعریف کنم؟
  3. آیا صرف وثت در نوع خاصی از وظایف، ارزش دارند؟
  4. آیا وظایفی وجود دارد که باید به آن ها توجه ویژه ای کنم؟
  5. آیا تمام این وظایف به نتیجه کلی نیاز دارند؟

در لیست زیر، مهارت های مدیریت زمان مشخص شده است که نقش تعیین کننده ای در تعیین سطح بهره وری شما دارد:

 

۱- تنظیم هدف در مهارت های مدیریت زمان

تنظیم هدف در مهارت های مدیریت زمان

اساسی ترین مهارت مدیریت زمان، توانایی استفاده از وقت خود به نحوی است که اهداف شما را تامین می کند. مدیریت زمان یک مهارت مستقل نیست. شما نمی توانید زمان را مدیریت کنید، شما فقط می توانید مدیریت کنید که چگونه از زمان خود استفاده کنید که منظور همان هدف گذاری موثر است.

هدف گذاری موثر از مخفف کلمه انگلیسی SMART بهره می گیرد. بنابراین وجود هر طرح یا برنامه ای از بی برنامگی به مراتب بهتر است.

 درباره ی  SMART  توضیح مختصری داده می شود :

مشخص و معین ( specific )

 این بدان معنا است که اهداف در مهارت های مدیریت زمان باید به درستی تعیین  و به چهار سوال اساسی و مهم ( چه زمانی؟، در چه مکانی؟، چه چیزی؟ و توسط چه کسی ؟)  پاسخ داده شود. به طور مثال تا چه زمانی ( باید حتما تاریخ مشخص کنید) می توانم یک کتاب را تمام کنم.

       ” اگر شما برای رسیدن به موفقیت برنامه ریزی نکنید، بدانید که در حال برنامه ریزی برای شکت هستید. ”

بنجامین فرانکین

اندازه گیری و سنجش ( measurable )

 وقتی در مورد اندازه گیری اهداف در مهارت های مدیریت زمان بحث می شود، باید به چنین سوالاتی که ویژگی های هدف چیست؟ و هنگام رسیدن ، هدف را چگونه ارزیابی می کنیم   را پاسخ دهیم. به طور مثال با خواندن آن کتاب قرار است به چه مطالبی دست پیدا کنیم.

دسترس و دست یافتنی ( achievable)

 اهدافتان باید متناسب با شرایط و امکانات موجودی شما برابری کند. برای مثال اگر شما مشکل قلبی داشته باشید، پس قطعا شرایط خلبان شدن آن هم خلبان   جنگی را ندارید.

        ” اگر می خواهید یک زندگی شاد داشته باشید، آن را به هدف گره بزنید نه به افراد و چیزها ”

 آلبرت انیشتین

واقع بینانه و منطقی ( realistic )

 باید توجه کنید هدفی که در نظر می گیرید، ارزش صرف انرژی وزمان را دارد یا خیر و با اهداف دیگیری که معین کرده اید، سازگاری را دارد یا خیر؟برای مثال کتابی که مطالعه می کنیم آیا ما را به هدف های بعدی که در نظر داریم نزدیک می کند یا خیر؟

    ” در بلند مدت، مردان واقعی تنها به هدفشان اهمیت می دهند. چرا که، آن ها قصد دارند به چیزهای بالاتری برسند. “

هنری دیوید کورو

زمان بندی ( time line )

 در آخر باید برای آن هدفی که در نظر گرفته اید، محدودیت زمانی بگذارید. به این علت این موضوع جز موارد هدف گذاری موثر در مهارت های مدیریت زمان  است که بعضی مواقع، ممکن است اهدافی را معین کنیم ولی هنوز شروع نکرده یا زمانی که به وسط هدف رسیده ایم، آن را رها کرده باشیم. پس سعی کنید به چنین موردی توجه زیادی کنید و تا آخر هدف به آن متعهد باشید.برای مثال آن کتاب را با توجه به حجم کتاب و قابل فهم بودن آن زمان مطالعه اش را تعیین کنیم که شروع نکرده یا وسط آن از کتاب خسته شویم و آن را رها کنیم. در این مواقع وقت شما تلف شده و عملا شما مدیریت زمان نداشتید.

ضرب المثل چینی می گویید :

” من می شنوم و فراموش می کنم، من می بینم و به یاد می آورم، من می نویسم و می فهمم .”

۲- اولویت بندی در زمان

 

مهارت های مدیریت زمان

یکی دیگر از مهارت های مدیریت زمان اولویت بندی است. اکثر مردم فکر می کنند که سعی کرده اند اقلامی را در لیست روزانه خود قرار دادند که مناسب و با اولویت بندی هستند. با این حال، اگر شما در بیشتر لیست های خود دقت کنید، خواهید دید که آن ها شامل مواردی هستند که هرگز نباید آن ها را در لیست کار خود قرار دهید. پس باید اموری را که مهم تر هستند را در اولویت بالای خود قرار دهید. برای مثال هنگام اولویت بندی کارها قطعا چک کردن شبکه های اجتماعی جز موارد آخر اولیت بندی شما قرار می گیرید.

۳- خودآگاهی 

چنین جمله ای را زیاد شنیده اید ” دو نفر دوست ندارند که همانند هم کار کنند “. همه ی ما خواسته ها و ترجیحاتی که خودمان می پسندیم، برای کارمان در نظر می گیریم . به طور مثال بعضی از مردم در صبح بهتر کار می کنند، در حالی که دیگران ترجیح می دهند که اواخر روز کاررا انجام دهند. ما از طریق چیزهای مختلف انگیزه می گیریم و دوست داریم در راه خود، مسیر را طی کنیم. این بدان معنا است که  شما باید درک درست و خوبی از خواسته ها، نداشته ها و نیاز های خود داشته باشید.

زمانی که شما عملکرد ضعیف انجام می دهید، سعی کنید شرایطی را تشخیص دهید که عملکرد ضعیف خود را تشویق کنید. خودآموزی یکی از ساده ترین مهارت های مدیریت زمان است. زیرا شما فقط باید توجه و استفاده از یک محاکمه و خطا را کمی درک کنید. اما همچنین یکی از قوی ترین عبارت های مدیریت زمان است. زیرا به شما اجازه می دهد که کارهایی که برای شما مناسب تر است، با کمترین مقاومتی، کار کنید.

نکته اصلی

به یاد داشته باشید، مدیریت زمان یک اندازه نیست که متناسب، تمام داشته های شما باشد. هنگامی که سطح آگاهی خود را بالا می گیرید، می توانید مدیریت زمان را با بهترین زمان خود مطابقت دهید و آن را با سبک خود سازگار کنید.

۴- خودانگیزشی

چهارمین مهارت های مدیریت زمان خودانگیزشی است. شما روز های خواهید داشت که نمی خواهید کاری انجام دهید. ممکن است بیمار، خسته یا به سادگی فاقد انگیزه باشید. در چنین روزهایی، نیاز است که کس دیگری بتواند به شما کمک کند. باید بتوانید انگیزه خود را برای اقدام کار، بالا ببرید.

علاوه براین، هنگامی که سازمان خود را، حرکت می دهید یا اگر مسیر کارآفرین را رها می کنید، هیچ کس در کنار شما قرار نخواهد گرفت تا شما را به طور روزانه مورد حمایت قرار دهد. شما کاملا مسئول نتایج خود خواهید بود. می توانید تمام مهارت های مدیریت زمان را داشته باشید اما اگر شما توانایی انگیزش خود را نداشته باشید، به زودی مقدار زیادی از فشار و استرس را تجربه خواهید کرد.

۵- تمرکز(از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان)

مهارتهای مدیریت زمان

تمرکز یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان است که درآن متوجه نمی شوید که چقدر تمرکز مهم است تا زمانی که با آن مبارزه کنید. مهم است که به یاد بیاورید که صرف نظر از اینکه چه تعداد وظیفه ای باید انجام دهید، می توانید تنها در یک لحظه، یک کار را انجام دهید.

راه آسان برای بهبود تمرکز

۱- خواب کافی و ورزش داشته باشید.
۲- گوشه گیری کنید.
  1.  از شبکه های اجتماعی مثل ایمیل، اینستا، تلگرام و…فاصله بگیرید.
  2. اگر هنگام انجام کار دچار حواس پرتی می شوید، برای تمرکز بیشتر در مدیریت زمان، آن ها را یادداشت کنید.
  3.  فایل های غیر استفاده از دسکتاب یا میز کار خود حذف کنید.( مثل فیلم، رمان و….)
  4. تک کاری بودن ( بدان معنا است که فقط همان کار را انجام دهید و انجام چندین کار را متوقف کنید. به طور مثال وقتی با لپ تاپ کار می کنید، از دیدن تلویزیون خودداری کنید).
  5.  مغزتان را برای انجام امور آماده سازی کنید.
۳- چشم انداز تعیین کنید. ( منظور تهیه لیست کاری و تقسیم و اولویت بندی کارهای مهم و تفکیک آن ها از کار های غیر ضروری ).
۴- هنگام کار برای تمرکز بیشتر در مدیریت زمان به موسیقی مناسب گوش دهید.
۵- مهم ترین راه، استفاده از تکنیک پومودورو

فن پومودورو یکی از مهارت های مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو چیریلو ابداع شده است. این فن برگرفته از مدت زمان لازم برای درست کردن سس پومودورو که یک سس گوجه فرهنگی سنتی ایتالیایی است. یعنی فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید یک مدت کوتاهی بین ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. که به این بازده ی ۲۵ دقیقه ای پومودورو گفته می شود و پس از ۴ پومودورو یک بازده ای طولانی تری بین ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت وجود دارد.

نرم افزارهای زیادی برای فن پومودورو در مهارت های مدیریت زمان استفاده شده است که چند مورد از آن ها را می توانید مشاهده و دانلود و استفاده کنید:

  1. (Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android
  2. (PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android
  3. (KanbanFlow (Web
  4. (Pomotodo (Web, Windows, macOS, Chrome, iOS, Android
  5. (Marinara Timer (Web
  6. (Be Focused (macOS, iOS
  7.  (Tomatoes (Web
  8. (Engross (Android
  9. (Pomodoro.cc (Web
  10. (Timerdoro (Web
  11.  Assistant
  12. Eggtimer

۶- تصمیم گیری

 

تصمیم گیری در مهارت های مدیریت زمانتصمیم گیری یکی از مهارت های مدیریت زمان است که اگر شما در آن خوب نیستید، تاثیرات منفی در هر لحظه از زندگی خود را متوجه خواهید شد. ضروری است که شما می توانید عواقب  آن را در نظر بگیرید و تصمیمات صحیح را اتخاذ کنید.

مهم ترین نرم افزار در بحث تصمیم گیری برای همه موارد مدیریتی بخصوص مهارت های مدیریت زمان ، نرم افزار ( DM ) است.

نرم افزارهای تصمیم گیری:

با این نکات می توانید، تصمیمات برتری را در مهارت های مدیریت زمان بگیرید:

  • حقایق زندگی را باعقیده هرگز اشتباه نگیرید.
  • جوانب مثبت و منفی همه گزینه های خود را ارزیابی کنید.
  • همیشه یک برنامه جایگزین یا پشتبانی برای خودتان در نظر بگیرید.

نکته اصلی

هنگامی که شما زمان و منابع مورد نیاز برای تکمیل هر کار را می فهمید، بهتر است بتوانید تصمیم بگیرید که چه کاری را در هر لحظه ای انجام دهید. زیرا، گزینه های شما توسط زمان و منابع موجود در آن زمان محدود خواهد شد.

۷- برنامه ریزی

 

برنامه ریزی در مهارتهای مدیریت زمان

در مدیریت زمان و برنامه ریزی، وظایف همپوشانی دارند و به یکدیگر وابسته هستند. این بدان معنا است که یک کار را نمی توان شروع کرد تا کار دیگری انجام شود. بنابراین برنامه شما نیز تحت تاثیر برنامه های دیگران قرار خواهد گرفت، این عوامل باید در ابتدای هر پروژه ی مورد توجه قرار گیرد و در سراسر آن نظارت شود.

برنامه ریزی که یکی از مهارت های مدیریت زمان است، به شما اجازه می دهد تا تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه را پیش بینی کنید و بهترین آن ها را با هم ترکیب کنید. برنامه ای که به خوبی ساخته شده است، زمان زیادی را صرفه جوبی خواهد کرد.

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی  به دو روش ستنی و مدرن می توان آن را انجام داد.در روش سنتی بدان روش که برنامه های خود را روی کاغد بنویسد ولی در روش مدرن از نرم افزارهای موجود در دنیا برای برنامه ریزی استفاده کنید.

برای انجام مدیریت زمان و برنامه ریزی، شما نیازمند نرم افزاری هستید که بتوانید در آن برنامه ریزی کنید. در اینجا چند نمونه از نرم ها را به شما معرفی خواهیم کرد:

۸- مهارت های ارتباطی

 

مهارت ارتباطی در مهارتهای مدیریت زمان

در مهارت های مدیریت زمان، مهارت های ارتباطی تاثیرگذار است. شما باید روزانه با دیگران کار کنید. بعید است که شما، تمام کار های خود را به تنهای انجام دهید. مهارت های ارتباطی قوی، شما را قادر می سازد روابط حمایتی با کسانی که با آن ها کار می کنید، ایجاد کنید.

هنگامی که برای انجام کار خود، به فرد دیگری نیاز دارید، شما باید ارتباط برقرار کنید. به طوری که آن ها را برای انجام کار با استاندارهای مورد نظر، قادر می سازد. برای مثال اگر اشتباهات رخ داده باشد، می خواهید این مسئله را سریعا مطرح کنید و به طور واضح در مورد تنظیماتی که باید انجام شود، توضیح دهید. در این شرایط کیفیت ارتباط شما به طور مستقیم بر کیفیت کاری که انجام می شود، تاثیر می گذارد.

نکته اصلی

یادگیری برای گفتن “نه” و بیان آن به طور منظم، هر جا که مناسب باشد، یکی از سریع ترین راه هایی است که می توانید، مدیریت زمان خود را بهبود بخشید.

۹- مدیریت استرس

 

مدیریت استرس در مهارت مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان و مدیریت استرس درهم آمیخته اند. آن ها به شما اجازه می دهند که بهتر است از وقوع مشکل جلوگیری کنید تا اینکه با آن مواجه بشوید. مدیریت استرس، به شما کمک می کند که تنش های موجود در زندگی را شکست دهید تا سالم تر و شادتر زندگی کنید. هدف نهایی مدیریت استرس، ایجاد یک زندگی متعادل است.

استرس بر تعادل احساسی و سلامت جسمی شما آسیب می زند. بنابراین شما را برای تفکر عمیق تر، کارکرد موثر تر و لذت بردن بیشتر از زندگینیاز به مدیریت استرس دارید. مدیریت استرس برای موارد زیر می تواند به شما کمک کند:

  1.  شناسایی منابع استرس در زندگی
  2.  ۴ استراتژی مدیریت استرس ( اجتناب ، تغییر ، سازگاری و پذیرش )
  3.  پیشرفت کردن
  4.  ارتباط با دیگران
  5.  ایجاد زمان برای تفریح و آرامش
  6.  مدیریت زمان
  7.  حفط تعادل در زندگی

۱۰- کار موثر با دیگران ( کار تیمی )

 

کار تیمی در مدیریت زمان

در رابطه با تعریف تیم اسمیت اینگونه می گوید :
تیم در واقع به یک گروه کاری گفته می‌شود که تمامی شرایط یک تیم واقعی را دارا است و اعضای آن کاملاً به شکوفایی و موفقیت یکدیگر متعهد هستند. این تعهد معمولاً منجر به رشد تیم می‌گردد. تیمی که دارای قدرت اجرایی بالا است، مشخصاً تمامی کارها را بهتر از تیم‌های دیگر انجام می‌دهد و تمام انتظارات منطقی اعضا را برآورده می‌سازد”.

مهارت های لازم برای داشتن یک تیم موفق در مهارت های مدیریت زمان:

  •  مهارت ارتباط با اعضا
  •  مدیریت تعارض
  •  گوش دادن به سخنان اعضا
  •   قابلیت اطمینان
  •  احترام به اعضا
  •  مشارکت و همکاری
  •  اشتراک افکار خود
  •  مهارت بازخور
  •  پذیرفتن تصمیمات اعضا
  •  تنظیم محیط مناسب

۱۱- صبر

 

صبر درمدیریت زمان

بسیاری از مردم فکر می کنند که مهارت های مدیریت زمان در مورد انجام بیشتر کارها است ولی در واقع مسئله این نیست. مهارت های مدیریت زمان در مورد حصول اطمینان از کارهای مهم شما که بیشترین تاثیر را در روند زندگی شما دارد، انجام می شود. شما می توانید بر روی انجام بیشتر کارها، تمرکز کنید اما در نهایت دچار اشتباهات و شتاب زدگی می شوید.

نکته اصلی

صبر فقط یک فضیلت نیست بلکه یک مهارت است. این پیزی است که شما باید تمرین کنید. بهترین دیران زمان در انجام کارها عجله ندارند، آن ها صبر دارند و دقیقا مقدار زمان لازم برای انجام درست کارها را می دانند.

اصل مطلب : صبر یعنی واکنش در بهترین فرصت، نه در اولین فرصت

نتیجه گیری

اگر می خواهید بهترین نتایج را از زندگی خود دریافت کنید، مهارت های مدیریت زمان ضروری است. همانطور که مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود می بخشید، متوجه خواهید شد که کارهای با ارزش بیشتری را در زمان کمتری انجام می دهید. این مربوط به افزایش تعداد کارهایی نیست که شما انجام می دهید. همه چیز در مورد حصول اطمینان از انجام مهم ترین وظایف شماست که شما را قادر می سازد سریع تر و با استرس کمتر به اهداف خود برساند.

موارد مهارت های مدیریت زمان بشدت زیاد وجود دارد و لیست بالا به هیچ وجه کامل نیست. اگر یک بار مهارت های مدیریت زمان را دریک زمان اختصاص دهید و برای آن تلاش کنید، متوجه خواهید شد که این کار، بر تمام کارایی شما تاثیر می گذارد.

پیشنهاد

اگر در طی زندگی با مهارت های مدیریت زمان مواجه شده اید با ما در میان بگذارید تا از نکات و اطلاعات شما تجربه کسب کنیم.

از حسن و توجه شما برای این مطلب سپاس گزاریم.

میزان علاقه مندی
5
Sending
User Review
0 (0 votes)
2 Comments
  1. پویا کردی پور says

    تشکر فراوان از مطلب بسیار مفید خانم زاهری

    1. فریده زاهری says

      خواهش می کنم ، باعث خوشحالی که مطلب مفید بوده

Leave A Reply

Your email address will not be published.