مدیریت و ارتباطات سازمانی

برای ایجاد هماهنگی میان منابع مادی و منابع انسانی سازمان جهت برقراری یک شبکه موثر و کارآمد، برقراری ارتباطات سازمانی مطلوب ضروری است. زیرا هنگامی که ارتباطات سازمانی موثری برقرار نشود، فعالیت ها و عملیات سازمان متوقف و چه بسا به شکست شرکت نیز ختم می شود. در حقیقت می توان گفت که مدیریت اثربخش به برقراری ارتباطات سازمانی موثر و کارآمد بستگی دارد. مدیران و رهبران برای حفظ یکپارچگی کسب وکار، مدیریت، افزایش خلاقیت و نوآوری، برآورده ساختن انتظارات و انجام تعهدات و وظایف صورت گرفته نیاز به ایجاد ارتباطات سازمانی مناسب و موثر دارند.
ارتباطات سازمانی یکی از موضوعات پیچیده می باشد که نقش بسیار مهمی در عملکرد سازمان دارد. اکثر سازمان های تولیدی و تجاری، ارتباطات سازمانی را یکی از مهمترین عناصر موفقیت خود ذکر کرده اند. بنابراین مدیران و رهبرانی که مدیریت سازمان خود را با توجه به عنصر ارتباطات سازمانی اعمال نمایند قطعا موفقیت سازمان خود را تضمین خواهند کرد. ارتباطات سازمانی، نقطه آغاز وظایف مدیریتی می باشد. بدون ارتباطات سازمانی دیگر وظایف مدیریتی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل مقدور نمی باشد و درصورت فقدان ارتباطات سازمانی امکان اداره شرکت امکان پذیر نمی باشد.

 

 

ارتباطات سازمانی

ارتباطات عبارت است از انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم و نظرات بین افراد.
ارتباطات سازمانی( Organizational Communication) فرآیندی است که مدیران به انتقال و تبادل اطلاعات،، مفاهیم، افکار و حقایق با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازند. ارتباطات سازمانی عمل یکپارچه سازی و هماهنگی فعالیت های سازمان را انجام داده که در نهایت موجب افزایش بهره وری و کارایی سازمان می شود. ادراک صحیح مفهوم ارتباطات سازمانی، به افزایش اثربخشی کارکنان سازمان می انجامد و عدم توجه به این مفهوم باعث ایجاد مشکلاتی در سازمان می شود.

 

ارتباطات بین سازمان ها

 

 

در هر سازمانی، اطلاعات و معانی باید در طی فرآیند ارتباطات سازمانی مستمر در اختیار مدیران و کارکنان کسب وکار قرار گیرد تا بتوانند با آگاهی و هوشمندی لازم به انجام تعهدات و وظایف خود بپردازند. از این رو هنری مینتزبرگ( Henry Mintzberge) دانشمند و نظریه پرداز بزرگ مدیریت “نقش ارتباطی و اطلاعاتی مدیران” را جزء اصولی ترین و مهم ترین نقش های مدیر سازمان قلمداد کرده است.

اطلاعات سازمانی، باید قبل از هرگونه اتخاذ تصمیمی در سازمان مورد توجه قرار گیرد. لذا اگر هدف و مقصد سازمان دستیابی به حداکثر بهره وری و کارایی باشد، نظام ارتباطات سازمانی باید به گونه ای طرح ریزی و سازماندهی شود که اطلاعات از مجاری مربوطه، در اختیار مدیران و کارکنان سازمان قرار گیرد.

 

فرآیند ارتباطات سازمانی

فرآیند ارتباطات سازمانی شامل ۳ عنصر اصلی است: فرستنده پیام، پیام، گیرنده پیام

بدیهی است که اگر یکی از اجزاء ارتباطات حذف شود، فرایند ارتباط برقرار نمی شود.

 

در ایجاد یک ارتباط سازمانی، هفت بخش وجود دارد:

  1.  فرستنده پیام ( Sender) : فرستنده پیام، آغازکننده فرآیند ارتباطی است. در حقیقت فرستنده پیام دارای اطلاعات مورد نظر است و هدف آن انتقال صحیح پیام می باشد. اگر فرستنده ای وجود نداشته باشد، هیچ فرآیند ارتباطی برقرار نخواهد شد. طرز نگرش و فکر فرستنده پیام، تاثیر بسیاری در تعیین نوع پیام و چگونگی ارسال آن دارد.
  2.  رمزگذاری پیام (Encoding) : زمانی که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک نماد و علامت مخصوص درآورد، پیام را رمزگذاری کرده است.
  3.  پیام (Message) : اطلاعات، نکته یا موضوعی که باید به گیرنده پیام منتقل شود.
  4.  کانال ارتباطی ( Channel ) : وسیله ای جهت ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام است. باید توجه داشت که هر رسانه و یا کانال ارتباطی برای انتقال پیام مورد نظر مناسب نیست. فرستندۀ پیام باید رسانه و کانال ارتباطی متناسب با پیام ارسالی و ویژگی های گیرنده پیام را انتخاب کند.
  5.  گیرنده پیام (Receiver) : گیرنده پیام فرد یا افرادی هستند که پیام را دریافت و استنباط می کنند. فرستنده پیام و گیرنده باید از لحاظ اطلاعات، افکار و عقاید فرهنگی و اجتماعی دارای وجه اشتراکی باشند تا گیرنده پیام قادر به درک پیام ارسالی مورد نظر فرستنده باشد.
  6.  رمزگشایی پیام (Decoding) : گیرنده پس از دریافت پیام، آن را ادراک و تفسیر می کند.
  7.  بازخورد( Feedback) : ابراز واکنش گیرنده پیام به فرستنده درمورد پیام دریافتی است. در این مرحله فرستنده پیام درمورد وضعیت ارسال پیام و نحوه ادراک گیرنده از پیام آگاه می شود. فرآیند ارتباطات بدون وجود بازخورد کامل و موثر نمی باشد، زیرا با انتقال بازخورد از گیرنده به فرستنده پیام، درجه کارایی و اثربخشی پیام تعیین می شود و کاستی ها و نارسایی های ارتباطی مشخص می گردد.

پارازیت : عامل و علتی که در ارسال پیام و ادراک آن اختلال ایجاد کند پارازیت یا مانع ارتباطی نام دارد. مانع ارتباطی به ۲ نوع داخلی و خارجی تقسیم می شود. مانع داخلی عبارت است از عوامل درونی که بر فرآیند ارتباطات اثر گذاشته و ارتباطات را قطع می کند. طرز نگرش افراد، استنباط ها و تفاسیر آنان جزء عوامل درونی می باشد. مانع خارجی عبارت است از موانع محیط خارجی چون سروصدا، نور، سرما، گرما و… که فرآیند ارتباط را مختل می سازد.

وجود پارازیت و قطع ارتباط ممکن است از سوی فرستنده پیام، وسیله ارتباطی و یا گیرنده پیام باشد. چنانچه در فرآیند ارتباطات سازمان، مانع ارتباطی رخ دهد باید در جهت برطرف و حل آن اقدام شود.

رسانه های ارتباطی

از عناصر مهم فرآیند ارتباطات سازمانی، رسانه های ارتباطی می باشد. با توجه به اهمیت برقراری ارتباطات در سازمان، می توان در انتقال پیام ارتباطی از انواع رسانه های مختلف استفاده کرد.

انواع مختلف رسانه های ارتباطی عبارتند از :

  •  ارتباط پستی
  •  ارتباط نوشتاری
  •  ارتباط تلویزیونی
  •  ارتباط رادیویی
  •  ارتباط اینترنتی

در طی دهه های اخیر انواع رسانه های ارتباطی یک روند تکاملی به خود گرفته است. به گونه ای که در قرن بیستم، ارتباطات بیشتر از طریق رسانه های پستی و نوشتاری صورت می گرفت اما امروزه بیشتر ارتباط تلویزیونی، اینترنتی و تلفن همراه متداول شده است.

روش های برقراری ارتباط

فرآیند ارتباط به صورت روش های مختلفی انجام می گیرد. بنابراین می توان روش های ارتباطی را به ۵ نوع تقسیم بندی کرد :

 

برقراری ارتباط

 

 

۱- ارتباط رسمی ، ارتباط غیررسمی

ارتباط رسمی، یک نوع روش ارتباطی می باشد که در حوزه های وسیع و محیط های رسمی شرکت صورت می گیرد. ارتباط غیررسمی، برقراری نوعی ارتباط بین دو یا چند نفر و گروه به شکل عادی و غیررسمی است. مدیران و رهبران شرکت می توانند هم ارتباط رسمی و هم ارتباط غیررسمی با کارمندان خود برقرار کنند.

 

۲- ارتباط ارادی ، ارتباط غیرارادی

برقراری ارتباط ارادی با برنامه ریزی و طرح قبلی صورت می گیرد اما اگر ارتباطی بدون برنامه ریزی و طرح قبلی انجام شود آن را از نوع ارتباط غیرارادی می نامند. البته همیشه لازم نیست که برقراری ارتباط با تصمیم و اراده قبلی فرستنده و گیرنده پیام حاصل شود. امکان دارد که فرستنده پیام در وضعیتی یک پیام را اعلام و منتقل کند و این پیام ارسالی در یک فردی که مورد نظر فرستنده نیست، تاثیر بگذارد.

 

۳- ارتباط مستقیم ، ارتباط غیرمستقیم

هنگامی که پیام ارسالی مستقیما بین دو شخص مبادله شود، ارتباط مستقیم برقرار می شود. ارتباط مستقیم یا چهره به چهره معمولا بدون وجود واسطه بین فرستنده و گیرنده پیام ایجاد می شود.
در ارتباط غیرمستقیم، فرستنده و گیرنده پیام هرگز یکدیگر را نمی شناسند و ارتباط به صورت چهره به چهره و شخصی نیست. مانند : نویسنده و خواننده یک مقاله یا کتاب

 

۴- ارتباط یک جانبه ، ارتباط دوجانبه

فرآیند ارتباط از حیث وجود یا فقدان بازخورد در ارسال پیام به ۲ نوع تقسیم می شود : ارتباطات یک جانبه و ارتباطات دوجانبه
اگر در فرآیند ارتباط، گیرنده پیام نسبت به مفاهیم و اطلاعات واکنشی به فرستنده ابراز نکند، ” ارتباط یک جانبه ” یا ” یک طرفه ” می گوییم. مانند : ارتباط تلویزیونی، ارتباط رادیویی و…
اگر در فرآیند ارتباطی، گیرنده پیام واکنش و نظرات خود را نسبت به پیام ارسالی به فرستنده ابراز کند، ” ارتباط دوجانبه ” یا ” دوطرفه ” می گویند. مانند : ارتباط مستقیم مدیریت با کارکنان تحت سرپرستی خود، ارتباط تلفنی و…

 

مزایای ارتباط یک جانبه :

  1. ارتباط یک جانبه نیاز به زمان کمتری دارد و سریع تر انجام می شود.
  2.  ارتباط یک جانبه به برقراری نظم در سازمان کمک می کند.
  3.  اگر تصمیمات و فعالیت ها، تکراری و برنامه ریزی شده باشد ارتباط به صورت یک جانبه برقرار می شود.

 

معایب ارتباط یک جانبه :

  1. ارتباط یک جانبه به دلیل عدم وجود بازخورد، دارای دقت کمتری است.
  2. توجیه و پنهان کردن اشتباهات فرستنده در ارسال پیام وجود دارد.

مزایای ارتباط دوجانبه :

  1. دقت ارتباط دو طرفه بیشتر است.
  2.  عمل بازخورد صورت می گیرد.
  3.  امکان اصلاح و تفهیم درست پیام وجود دارد.
  4.  اگر تصمیمات و فعالیت ها، غیرتکراری و برنامه ریزی نشده باشد این نوع ارتباط مناسب است.

 

معایب ارتباط دوجانبه :

  1. نیاز به زمان بسیاری دارد.
  2.  ارتباط کند انجام می شود.

 

۵- ارتباط کلامی ، ارتباط غیر کلامی

اگر در فرآیند ارتباط، پیام به صورت رمزهای کلامی و گفتاری انتقال یابد، آن را ارتباط کلامی می گویند. مانند : گفتگوی مدیر با گروهی از کارکنان، توضیح شفاهی یک مطلب و موضوع کاری برای کارکنان
اگر پیام را به صورت علائم و نشانه های غیرکلامی چون حرکت دست، چشم، حالت چهره، تغییر آهنگ صدا و… منتقل کنیم ارتباط از نوع غیرکلامی می باشد.

 

 

انواع مسیرهای ارتباطی سازمانی

مسیرهای ارتباطی سازمانی را با توجه به جهت ارسال پیام به ۳ نوع تقسیم می کنند :

  •  ارتباط عمودی
  •  ارتباط افقی
  •  ارتباط مورب

الف. ارتباط عمودی : این نوع از ارتباط جزء رایج ترین نوع ارتباط در سازمان ها است که شامل ” ارتباط از بالا به پایین ” و ” ارتباط از پایین به بالا ” می شود.
ارتباط رو به پایین ( از بالا به پایین ) از مدیریت عالی شروع و به کارکنان سطح عملیاتی و کارگران ختم می شود. هدف از این نوع ارتباط آموزش، هدایت، ابلاغ دستورات مقامات مافوق به کارکنان زیردست است.
ارتباط روبه بالا ( ارتباط از پایین به بالا ) از سطوح پایین سازمان شروع و به سطوح بالاتر و مدیریت ختم می شود. هدف از ارتباط روبه بالا ارائه گزارش، پیشنهاد، درخواست های کاری کارکنان از مدیریت و ادای توضیحات مربوطه است.
تحقیقات انجام شده نشان می دهد که دوسوم ارتباطات مدیران با کارکنان سازمان از نوع ارتباطات عمودی است.

 

ارتباط عمودی در سازمان

 

ب. ارتباط افقی : این نوع ارتباط معمولا در میان اعضای واحدها و گروه های کاری متعدد سازمان و اعضای بخش های صفی و ستادی شرکت برقرار می شود. هدف از این نوع ارتباط بهبود روحیه اعضای سازمان و هماهنگی واحدهای هم سطح و افراد هم ردیف شرکت می باشد.

 

ارتباط افقی در سازمان

 

ج. ارتباط مورب : ارتباط مورب معمولا بین دو سطح جداگانه در شرکت که از دو حوزۀ کاری متفاوت و گوناگون هستند برقرار می شود. هدف از این نوع ارتباط انسجام بخشی به فعالیت های سطوح مختلف سازمان و ایجاد هماهنگی بین افراد است.

 

 

مزایای برقراری ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی اثربخش

  •  ارائه راهنمایی های لازم از سوی مدیران به کارکنان برای انجام صحیح و دقیق وظایف
  •  دریافت اطلاعات لازم درمورد هدف های سازمان
  •  اطلاع کارکنان از عملیات و رویه های سازمانی
  •  دریافت بازخورد کارکنان از مدیران درمورد عملکرد کاری
  •  برقراری ارتباط با محیط خارجی سازمان
  •  ایجاد هماهنگی جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی
  •  افزایش بهره وری و رضایتمندی کارکنان

 

 

 

 

 

سیستم های ارتباطی سازمان

سیستم های ارتباطی سازمان از لحاظ ساختار، عملکرد و شکل به ۲ نوع تقسیم می شوند :

  •  سیستم ارتباطی رسمی : در اثر فراگردهای رسمی سازمان ایجاد می شود.
  •  سیستم ارتباطی غیررسمی : در اثر تعامل بین افراد ایجاد می شود.

لیویت (Leavit) شبکه های رسمی ارتباطات سازمانی را به ۵ نوع تقسیم می کند :

  1. شبکه زنجیره ای( Chains) : در این نوع شبکه ارتباطی، اطلاعات از طریق کانال های مشخص شده انتقال می یابد( فرد “ج” تحت نظر “ب” و فرد “ه” تحت نظر “د” و “ب” و “د” نیز تحت نظر “الف” قرار می گیرند و اطلاعات را منتقل می کنند). سرعت این نوع ارتباط نسبتا خوب است و جایگاه رهبری مشخص می باشد اما روحیۀ اعضاء ضعیف است.
  2.  شبکه ستاره ای یا چرخشی (Wheel) : سیستم ارتباط ستاره ای کاملا متمرکز است و برای انجام وظایف ساده و تکراری، بالاترین کارایی را دارد. زیرا این نوع ارتباطات کمترین اشتباهات را داشته و مسائل با حداکثر سرعت انجام می گیرد. در این نوع ساختار ارتباطی، روحیه اعضای گروه ضعیف می باشد.
  3.  شبکه Y شکل (سه شاخه) : این نوع شبکه رسمی ارتباطی برای حل مسائل ساده تر سازمان کاربرد دارد و نیازمند تعامل کمی بین اعضا است. دقت این نوع ساختار نسبتا خوب است اما روحیه اعضای گروه نسبتا ضعیف است.
  4.  شبکه همه جانبه (All-Channel) :این نوع ارتباط سازمانی کاملا غیرمتمرکز است و همه افراد با یکدیگر ارتباط و مشارکت کامل دارند. این نوع ازارتباط برای حل مسائل پیچیده استفاده می شود و جایگاه رهبر نامشخص است ولی روحیه اعضای گروه در سطح بالایی قرار دارد.
  5.  شبکه دایره ای یا حلقه ای( Circle) : در این نوع الگوی ارتباطی، اطلاعات بین همۀ اعضای گروه رد وبدل می شود و یک نوع شبکه ارتباطی نامتمرکز است. عملکرد در این نوع الگو نامنظم و کند است، میزان وضوح جایگاه رهبری نامشخص است اما این نوع ساختار ارتباطی برای انجام وظایف جدید، کارایی بالایی دارد.

سیستم ارتباطی غیررسمی

توسعه روابط غیررسمی در سازمان، موجب ایجاد سیستم های ارتباطی غیررسمی شده است. ارتباط غیررسمی را گروه های تاکی یا ارتباطات درخت انگور می نامند.
سیستم های ارتباطی غیررسمی به ۴ نوع تقسیم می شود :

۱- شبکه رشته ای (Single Chain) :اگر یک فرد خبری را به طور غیررسمی به فرد دیگری منتقل کند و شخص دوم آن را به شخص سوم انتقال دهد، خبر به صورت یک رشته از یک شخص به شخص دیگر منتقل می شود. به دلیل انتقال سریع اطلاعات در بین افراد مختلف، احتمال تحریف پیام وجود دارد.

۲- شبکه خوشه ای (Cluster) : در این نوع ارتباط یک فرد خبری را به طور غیررسمی به عده ای می دهد و هر یک از افراد نیز خبر را به عدۀ دیگر منتقل می کنند.

۳- شبکه انشعابی یا تابشی (Gossip) : اگر یک فرد خبری را به طور غیررسمی به اطلاع گروهی برساند از نوع ارتباط انشعابی می باشد.

۴- شبکه تصادفی (Random) : زمانی که یک فرد خبری را به طور غیررسمی به اطلاع افراد دیگر برساند ارتباط تصادفی ایجاد می شود. این نوع ارتباط برای انتقال اطلاعات کم اهمیت استعمال می شود.

 

 

مشکلات ارتباطات سازمانی

 

۱- آگاهی همگانی : شاید رایج ترین مشکل ارتباطات سازمانی، فرض یک مدیر درمورد آگاهی کامل کارکنانش از اطلاعات موردنظر خود باشد. معمولا آگاهی کارکنان جز با انتقال اطلاعات از سوی مدیریت به آنان ایجاد نمی شود. به همین منظور در جلسات اداری، شرط اصلی و اولیه تصمیم گیری دقیق و مناسب، آگاهی همگانی از موضوع موردنظر می باشد که مدیریت باید در ابتدا به انتقال اطلاعات بپردازد.

 

۲- تشریفات زائد اداری : در روزهای آغازین فعالیت یک سازمان، مدیران سازمان معمولا روابط غیررسمی با کارکنان دارند ولی به همان میزان که سازمان رشد می کند و بیش از حد بزرگ و پیچیده می شود به ایجاد ارتباطات رسمی و تنظیم خط مشی ها و بخشنامه در سازمان تاکید می شود و این نوع ارتباطات مشکلات و آشفتگی هایی را در سازمان به وجود خواهد آورد.

 

۳- ادراک صحیح پیام : مسئله مهم و حیاتی در انتقال پیام از فرستنده به گیرنده پیام، دریافت و ادراک صحیح گیرنده پیام از پیام ارسالی است. درحقیقت هیچ گاه نمی توان مطمئن بود که گیرنده پیام همان منظور و مفهوم اصلی پیام را از فرستنده پیام دریافت کرده است یا خیر. متاسفانه زمانی از فهم نادرست پیام آگاه می شویم که ابهام و مشکلی در سازمان به وجود آید.

 

۴- اهمیت برقراری ارتباط با زیردستان : هرگاه مدیران سازمان زمانی را برای برقراری ارتباط با کارکنان درنظرنگیرند و معتقد باشند که کارکنان خود باید وظایف خود را انجام داده و ارتباطی صورت نگیرد، سازمان را در بحران خاصی قرار می دهند.

 

 

مدیریت برقراری ارتباط با کارکنان

 

 

۵- طرز بیان و معانی : استفاده از عبارات و نمادهای انتزاعی و یا واژه هایی با معنای چندگانه، مانع برقراری ارتباطات اثربخش می شود. برای رفع این نوع از موانع باید از واژه های دقیق و بامعنی استفاده کرد و ازطریق ارسال بازخورد به فرستنده، به زبان مشترک و درک صحیح دست یافت.

 

۶- ویژگی های شخصیتی : معمولا میان مردان و زنان در برقراری ارتباطات اثربخش تفاوت بسیاری وجود دارد. تحقیقات نشان می دهد که مردان مطالبی را درمورد مقام سازمانی و استقلال لازمه در کار ابراز می کنند و زنان مطالب مربوط به روابط جمعی و صمیمیت در کار را مورد اشاره قرار می دهند.

 

۷- عواطف و احساسات : عواطف و احساسات گیرندۀ پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام ارسالی دارد تاثیر بسیاری می گذارد. احساساتی چون خوشحالی، ناراحتی، عصبانیت و… به راحتی می تواند انتقال پیام را با مشکل مواجه کرده و گیرنده پیام برداشت و مفهوم دیگری را از پیام دریافت کند.

 

۸- ادراک : هر فردی حوادث و اتفاقات رخ داده را برحسب زمینه اجتماعی، فرهنگی و شخصیتی خاص خود درک می کند. ازاین رو ادراک افراد از یک اتفاق واحد می تواند بسیار گوناگون و متفاوت باشد. بنابراین انتظار ادراک یکسان فرستنده و گیرنده پیام از پیام ارسالی بسیار دور از واقعیت می باشد اما از طریق شباهت سازی و ارسال بازخورد بین فرستنده و گیرنده پیام می توان این مشکل ارتباطی را حل کرد.

 

 

نتیجه گیری

موضوع ارتباطات سازمانی از چنان اهمیتی برخوردار است که اولین و مهم ترین وظیفه و مسئولیت مدیر محسوب می شود. بنابراین اساس کار مدیران شرکت، برقراری ارتباطات سازمانی است. انگیزۀ اصلی افراد برای برقراری ارتباط با دیگران، دستیابی به اهداف و مقاصد شخصی است. درحقیقت اهداف به واسطه عملکرد جداگانه افراد قابل دستیابی نمی باشد اما به وسیله عملکرد گروهی به آسانی قابل حصول است. بنابراین ارتباطات سازمانی می تواند عامل دستیابی به اهداف فردی و سازمانی باشد.

Sending
User Review
0 (0 votes)

Leave A Reply

Your email address will not be published.