نویسندگان : کنت بلانچارد – اسپنسر چانسون
مدیر یک دقیقه ای سمبلی است که به هر یک از ما یاد آوری می کند که هر روز یک دقیقه به چهره افرادی که بر آنها مدیریت می کنیم نگاه کنیم و به خاطر بسپاریم که آنها مهمترین منابع ما هستند.
در این مقاله کانتنتاپ میخوانیم اگر ما به دیگران کمک کنیم نسبت به خود و توانایی هایشان احساس مثبت و خوشایندی پیدا کنند، آن وقت ما نتایج بهتری می گیریم .و هم چنین کیفیت بطور واضح یعنی ارائه کالا یا خدماتی که مردم واقعا طالب آن هستند و بدان نیاز دارد.
سه اصل یک دقیقه ای
اجرای این سه اصل که شامل اهداف ،تشویق و توبیخ یک دقیقه ای میباشد به مدیران کمک میکند که نتایج بهتری بگیرند. این سه اصل عبارتند از:
اصل اول: اهداف یک دقیقه ای
- روی اهداف توافق کنید
- رفتار صحیح را کاملا مشخص کنید
- تمام اهداف را در کمتر از ۲۵۰ کلمه بر روی یه برگ کاغذ بنویسید.
- هر هدف را بارها و بارها بخوانید. خواندن هر هدف نباید بیش از یک دقیقه طول بکشد.
- در طول روز یک دقیقه از وقت خود را به ارزیابی عملکردتان اختصاص دهید.
- ببینید که رفتارتان با اهدافتان همخوانی دارد یا نه.
اصل دوم: تشویق یک دقیقه ای
- به کارکنان خود کمک کنید تا به قابلیت های بالقوه خود دست یابند.، و کارکنان را در هنگام انجام صحیح کارها سورپرایز کنید و مچشان را بگیرید.
- پیشاپیش به کارکنان بگویید در مورد کاری که آنها انجام می‌دهند، شما بصراحت نظرتان را اعلام میکنید.
کارکنان خود را بلافاصله تشویق کنید. - بطور واضح و روشن بکارکنان خود بگویید که دقیقا چه کاری را درست انجام داده اند.
- هرگاه کارکنانتان کاری را درست انجام دادند صادقانه به آنها بگویید که چقدر از کارشان راضی و خوشحال هستید و چقدرکار آنها به سازمان و دیگران کمک میکند.
- کمی سکوت کنید تا احساس خوب شما به آنها هم منتقل شود.
- آنها را ترغیب کنید که بازهم این چنین خوب و درست کار کنند.
- دست آنها را بفشارید یا با دست به پشتشان بزنید و خلاصه کاری کنید که آنها احساس کنند که شما خواهان موفقیتشان هستید.
اصل سوم: توبیخ های یک دقیقه ای
توبیخ یک دقیقه ای هنگامی موثر و کارساز است که شما:
پیشاپیش به کارکنان بگویید در مورد کاری که آنها انجام می‌دهند، شما بصراحت نظرتان را اعلام میکنید.
- کارکنان را بلافاصله توبیخ و سرزنش کنید.
- به کارکنان بگویید که چه کاری را اشتباه انجام داده اند.
- به افراد خاطی صریحا بگویید که نسبت به اشتباه آنها چه احساسی دارید.
- چند ثانیه مکث و سکوت معنادار کنید تا احساس شما به آنها منتقل شود.
- با فرد خاطی دست بدهید یا دستتان را روی شانه اش بگذارید به گونه ای که آنها احساس کنند که شما صادقانه طرفدار و حامی آنها هستید.
- به آنها خاطرنشان کنید که چقدر آنها برای شما ارزشمند هستند.
- مجدد تاکید کنید که آنها خوب هستند ولی عملکرد آنها در آن مورد خاص نادرست بوده است.
- این نکته را درک کنید که وقتی سرزنش یک دقیقه به پایان رسید، موضوع را تمام شده تلقی کرده و دیگر قضیه را ادامه ندهید.
بهترین دقیقه من دقیقه ای است که روی افراد سرمایه گذاری میکنم. همه انسان ها بطور بالقوه برنده اند، بعضی ها نقاب بازنده ها را بر چهره دارند، اجازه ندهید ظاهر آنها شما را فریب دهد.
چرا اهداف یک دقیقه ای موثرند؟
بیشتر مدیران می‌دانند که از کارکنان خود چه انتظاری دارند. ولی آنها به خود این زحمت را نمی‌دهند که کارکنان خود را توجیه کنند. آنها فرض می‌کنند که کارکنان باید کارشان را بلد باشند.
این موضوع سبب میشود کارکنان اهداف خود را نبینند و بدین ترتیب نمی‌توانند خودشان را ارزیابی کند که به اهداف رسیده اند یا خیر. همچنین مشاهده بازخورد و نتایج مهم تر است. که معمولا مدیران این موضوع را به ارزیابی پایان سال موکول می‌کنند.
همچنین پس تعیین اهداف یک دقیقه فرد می‌تواند اهداف را بارها و بارها مرور کند و عملکرد خود را ارزیابی کند.
چرا تشویق یک دقیقه ای موثرند؟
مهمترین چیز در آموزش افراد برای برنده شدن این است که اگر آنها کاری را درست انجام دادند ما مچشان را بگیریم و در همان لحظه آنها تشویق کنیم. البته در آغاز اگر کاری را تا حدودی هم درست انجام دادند باید آنها را تشویق کنیم و سپس آنها را به سمت رفتار مطلوب سوق دهیم.
هیچگاه نباید کارمندان تازه وارد را به حال خود رها کرد یا به محض بروز اولین اشتباه آنها تهدید یا وادار کرد این شیوه عملکرد موجب میشود فرد تازه وارد به علت تنبیه شدن و عدم آگاهی از رفتار درست و مطلوب کارایی بسیار پایینی خواهد داشت.
درمورد افراد تازه وارد، شما باید در ابتدا سعی کنید که موقعیت هایی را بوجود آورید که بتوانید تشویق یک دقیقه ای را بکار ببرید.
برای مثال کودکی را در نظر بگیرید که تازه میخواهد شروع به راه رفتن کند، با کوچکترین تلاش او برای راه رفتن با او کمک میکنیم و او را تشویق میکنیم و این کار را ادامه می‌دهیم سرانجام خود کودک متوجه میشود که این کار چقدر خوب است. و شروع میکند به تاتی تاتی کردن… تا اینکه بتدریج راه رفتن را یاد بگیرد. هیچگاه یک کودک در ابتدای راه رفتن به علت زمین خوردن تنبیه نمی‌شود…
تنبیه در مورد کسانی که به علت کم تجربگی کمبود اعتماد به نفس دارند یا احساس نا امنی می‌کنند. پیامد های خوبی به همراه نخواهد داشت.
چرا توبیخ های یک دقیقه ای موثرند؟
اولین دلیل موثر بودن سرزنش این است که مدیر بلافاصله پس از مشاهده آن را به شخص گوشزد میکند به همین علت شخص راحت تر می‌تواند انتقاد را تحمل کند و این موضوع خیلی منصفانه تر و منطقی تر خواهد بود.
شما نباید احساسات ناشی از عملکرد ضعیف یک شخص را در خود انباشته کنید.
مطلب دوم اینکه وقتی ما شخص را توبیخ یک دقیقه ای می کنیم، هرگز به ارزش های انسانی فرد حمله نمی‌کنیم. از آنجایی که به شخصیت و اعتبار شخص خدشه ای وارد نشده حالت تدافعی نمی‌گیرد. و تنها رفتار غلط آنها مورد سرزنش قرار می‌گیرد.
- ما تنها رفتارمان نیستیم، بلکه اشخاص هستیم که رفتارمان را مدیریت می کنیم.
- اگر بدانید که شما تنها نباید رفتار مردم را مدیریت کنید بلکه باید خود مردم را نیز مدیریت کنید، آنگاه در کارتان موفق خواهید بود.
- اهداف آغازگر رفتارها هستند و نتایج تداوم بخش رفتارها
- صادق بودن با مردم چیزی است که همیشه کارساز و موثر است. از از طرف دیگر همانطور که خود شما ممکن است آن را تجربه کرده باشید، نداشتن صداقت در نهایت منجر به این میشود که در روابط با مردم شکست بخوریم. به همین سادگی.
این اصول را به دیگران هم یاد بدهیم
منبع: کتاب مدیر یک دقیقه ای نوشته کنت بلانچارد – اسپنسر چانسون
